9大絕活，讓你完成任務快、狠、準！ @ vemma燕楓

9大絕活，讓你完成任務快、狠、準！

天份、智商、豐富的經驗都不重要！全球知名生活顧問胡達席納（Yehuda Shinar），收集超過4500份真實案例，發現容易成功的人靠的不是天份，不是智商，也不是豐富的經驗，成功沒有值得驚訝的地方！胡達更在2010/09出版了《你可以不只這樣！》一書，幫助你清楚瞭解自己思考方式與情緒反應，掌握12個在壓力下正確思考的方法，每個人都可以將壓力變成推力，將個人表現發揮到極致！

文／耶胡達‧席納
2010年9月 Web Only

你可以主動控制時間，掌握以下 9 項訣竅，讓你完成任務快、狠、準：

以 30 分鐘為單位

請不要以半天為單位劃分工作時間表，這麼做只會讓你很快就開始偷懶、做白日夢。時間單位應被切割得更細，且應定期變換。如果 30 分鐘的時間單位不恰當，你可以改以 1 小時為單位（如工作 55 分鐘，休息 5 分鐘）但這應是最久的時間單位了。研究顯示，平均而言，成年人的專注力能維持 30 至 40 分鐘。分割出時間區塊，不但可避免無聊感，工作也能持續以高效率進行，同時進行多項任務。

務實、可量化的目標

你無法在一天內寫完曠世巨著，為大型宴會煮完晚餐，或完成 15 人的績效評核表，你應該將工作切割，以 30 分鐘為單位，訂出方便管理、可量化的目標。事情一旦完成即可打勾，看到很多事項完成，會比只看到一兩項事情完成更能激勵人心、更讓人滿足。列舉的事項也需具體、可量化。例如「處理文件工作」的描述過於廣泛，無法測量，也無法量化；比較好的寫法是「將一月份的收據登記在電腦空白表單中，送財務部處理。」

用20％效率爭取80％收穫

時間緊迫時，如果耗費 1 小時處理一項細節，就太沒有效率了。經濟學家提出80／20法則的理論，80％的收穫，來自於 20％的努力。請先完成 80％的工作，再以 20％的力氣將工作精練至完美。例如先將報告寫完後，再擔心如何製作精美的圖表；房間一團混亂時，不如先打開窗，整理床鋪，之後再清理牆角的灰塵。

預留彈性時間

每個計劃都可能出現變化，工作量可能超出預期，老闆可能突然叫你進去開會。為每項計劃預留彈性，才能預防臨時變動。與其讓時間表變成無效的廢紙，不如務實一些，讓時間鬆一點，這樣做反而能幫你更能按部就班地工作。

事前充分準備

事前規劃愈充分，就有愈多自主空間。完全掌握工作量，才有時間處理計劃之外的工作或特殊專案，否則一旦臨時有額外工作需求，不是得拒絕，就是要接下工作，但工作卻可能成為日後的麻煩。

起步的行動力

一項工作的開頭通常是最困難的一步。請不要將所有時間拿來計劃，卻永遠不開始執行，這是典型的「因循」心態，最常出現在手握螢光筆，計劃要複習功課的學生身上。其實只需拿出一張紙，給自己 5分鐘的時間計劃「待辦事項」，接著就讓計劃開始照進度執行吧！

自製好壓力

在完成目標的過程中，不要只倚賴自我約束力。你可以把正在做的事告訴其他人，讓他們鼓勵你往前邁進，而非鬆懈拖延。不論是開始新事業、開始練習馬拉松、嘗試減肥，或只是要完成該做的工作，他人的詢問像是「事情進行得如何？」與期待，將是一種社會壓力，能激發你繼續前進。

給自己獎賞

一旦完成清單上的目標，就獎賞自己吧。享受成功的果實很重要，那是你現在活著的目的。獎賞可能很簡單，一段下午茶的悠閒時光，脫離繁忙的文書工作，也可能工作完成後與同事享受一頓大餐。依照完成的工作規模，決定獎賞程度以及放鬆時間長短。只能在工作完成後獲得獎賞，千萬不要說：「先來做個日光浴，半小時後再開始工作吧。」因為獎賞是自己努力掙來的，享用的感覺會更甜美。

持續檢討

持續檢討的好習慣，是否讓你發現許多時間管理的技巧了呢？乾淨整潔的辦公桌能提高工作效率嗎？暫時關掉電子郵件，會讓你更加專心嗎？親自填寫帳單有助追蹤自己的帳務嗎？一開始適當地自我介紹，能避免一些浪費時間的問題嗎？將所獲得的心得記錄下來，做為下次行動的參考，並列入戰勝時間管理的「基本面」清單中。

請你跟我這樣做：寫下明天的計劃

請拿出紙筆，寫下明天的計劃。在一天結束前檢視評估自己的成效，感受每件事完成後被打勾的滿足感，並確認自己可以獲得適當的獎賞。完成表單上的工作了嗎？工作太不切實際嗎？有任何可供未來參考的心得嗎？將改善之處融合至下一個計劃，日復一日，直到計劃已成為一種習慣為止。

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